Skanna och glöm: spara brev utan mappar och hitta dem senare

Tryck på ”Skanna” i ditt arkiv. Kameran hittar sidans kanter, och ett brev med flera sidor skannar du sida för sida. När du har sparat är du tillbaka i arkivet medan bearbetningen fortsätter i bakgrunden. Med ”+” kan du också lägga till filer, foton, inskriven text eller mejl.

Du väljer ingen mapp och skriver inget namn. Även utan analys får varje dokument en titel: en skanning får datum och klockslag, en fil sitt filnamn.

Efter en skanning känner appen igen texten på din enhet. Analysen ger sedan dokumentet en tydlig titel, en dokumenttyp som faktura, beslut eller medicinskt utlåtande, och en sammanfattning. I arkivet visar varje analyserat dokument en ikon för typen och en färg för området, så att du kan skilja skattepost, försäkringsbrev och medicinska utlåtanden åt direkt i listan.

Den kostnadsfria Light-analysen körs med Apple Intelligence på enheter och språk som stöds. ”Fullständig analys” med Pro förklarar mer ingående och hittar också tidsfrister, uppgifter och varningstecken: 1 kredit per analys. Med ”Arkivera endast” under Inställningar → Dokumentanalys samlar du bara in och analyserar senare, när du behöver.

Försäkringsbolaget vill ha fakturan, hyresvärden avräkningen. I stället för att bläddra i mappar skriver du det du minns i sökfältet: ett ämne, en dokumenttyp som ”faktura” eller ett ord ur dina anteckningar. Sökningen omfattar titlar, sammanfattningar, dokumenttyper och anteckningar. Filter begränsar listan efter område, tidsperiod, tidsfrister eller risk, och en kalender visar vilka dokument som har en tidsfrist eller importerades en viss dag.

För ett exakt belopp eller en exakt mening öppnar du originalet: sökningen i dokumentet går igenom hela texten, även i skanningar, och markerar träffarna. Själva arkivsökningen går inte igenom varje ord i varje original.

Tryck på ett dokument för att öppna förklaringen och dubbeltryck för att öppna originalet. Båda hålls samman, även månader senare. Inför ett läkarbesök öppnar du dina tidigare utlåtanden och frågorna du har antecknat. När ett nytt beslut kommer länkar du det till det förra, så att hela ärendet hålls samlat.

Om Pro har hittat en tidsfrist trycker du på ”Lägg till i kalendern”: appen fyller i händelsen och du bekräftar den. För alla andra dokument sveper du åt vänster i arkivet och väljer ”Påminn” för att skapa en kalenderpost, till exempel till i morgon eller om en vecka.

• Det här kan du glömma: mappar, filnamn och omsortering. Arkivet förblir användbart utan underhåll.
• Glöm inte: tidsfrister, betalningar och svar. ExplainThisDoc skickar inga egna aviseringar; din påminnelse är kalenderposten som du skapar.
• Original: spara ändå intyg, bestyrkta handlingar och andra viktiga papper. I guiden om att spara viktiga papper ser du vilka det gäller.
• Säkerhetskopiera: om du slår på ”iCloud-synkronisering” finns ditt arkiv på dina enheter som är inloggade med samma iCloud-konto. ”Exportera arkiv” i arkivets ”⋯”-meny sparar hela samlingen som en ZIP-fil.