Digitalisera dokument hemma: enkelt arkiv utan mappar

Den som vill digitalisera privata dokument misslyckas sällan med själva skanningen, utan med frågan efteråt: i vilken mapp hamnar brevet, vad ska filen heta, och var letar jag om två år? Ett mappsystem kräver ett beslut för varje dokument och underhåll i efterhand, och till slut blir båda liggande.

ExplainThisDoc skapar därför inga mappar. Efter importen känner appen igen texten på din enhet och ger dokumentet en titel, en dokumenttyp och en sammanfattning. Det finns 20 dokumenttyper, till exempel faktura, avtal, skatt eller medicin. I listan visar en ikon typen och en färg området, till exempel ekonomi och skatt eller hälsa. Utan analys får ett dokument en enkel titel av datum eller filnamn. Hur du lägger undan ett enskilt brev utan mappar beskrivs i guiden Skanna och glöm; här handlar det om hela samlingen och systemet bakom.

Ett enkelt system består av några få steg som upprepas för varje nytt papper. Tabellen visar vad appen tar hand om och vad som ligger kvar hos dig.

Följande avsnitt går igenom stegen. Hur du får en skarp och komplett bild av ett dokument visar guiden Skanna dokument med iPhone; hur du kommer igång med appen står i Kom igång.

Ny post tar du in i arkivet med ”Skanna” eller via ”Importera fil” och ”Importera foto”. Inskriven text kan också tas med, och appen läser Office-filer som Word, Excel eller Pages. Ett mejl importerar du inte direkt: du skriver ut det som PDF och delar det till appen.

Att förstå betyder två saker. Den kostnadsfria Light-analysen körs med Apple Intelligence på enheter och språk som stöds. Fullständig analys med Pro förklarar mer ingående och hittar dessutom tidsfrister, uppgifter och varningstecken: 1 kredit per analys. Vill du bara samla in väljer du ”Arkivera endast” under Inställningar → Dokumentanalys och analyserar senare.

Har Pro hittat en tidsfrist förbereder appen kalenderposten, och du kontrollerar och sparar den. Adresser i förklaringen öppnar Apple Kartor. ExplainThisDoc skickar inga egna aviseringar: påminnelsen är den kalenderpost du själv skapar.

Att lägga undan handlar bara om det appen inte kan gissa. Du kan ändra en titel, länka ihop dokument som hör till samma ärende, till exempel hyresavtal, avräkning av driftskostnader och elräkning, och skriva en anteckning per post, även med bilagor från kamera, skanning eller fil. Länkarna ser du som lista eller graf. Om du har importerat samma dokument två gånger hänvisar arkivet till dubbletten.

För att hitta något skriver du ett nyckelord i sökfältet. Arkivsökningen går igenom titel, sammanfattning, dokumenttyp, tidsfristtexter och dina anteckningar. Den söker inte i varje ord i originalen: för ett exakt belopp eller en mening öppnar du dokumentet och använder textsökningen i läsaren. Filter avgränsar efter område, tidsperiod och status, till exempel öppna uppgifter eller dokument med anteckning. För tidsperioden kan du välja mellan importdatum och igenkänt år. Mer om det finns i Hitta dokument på iPhone.

En anteckning med ditt eget ord (”Skatt 2024, husförsäljning”) är därför ofta den bästa sökhjälpen.

Högen i skåpet behöver inte försvinna under en helg. Börja med de handlingar som skulle göra ont att förlora: id-handlingar och intyg, avtal, försäkringar, bostadspapper. Resten kan följa i små portioner, till exempel ett år per kväll. Med tidsperiodfiltret ”igenkänt år” hämtar du senare tillbaka ett visst år.

En skanning rymmer upp till 24 sidor. Längre pärmar tar du i block och länkar ihop. Hur du digitaliserar handlingar, bostadspapper och äldre handlingar i tur och ordning beskrivs i Digitalisera gamla dokument: handlingar och bostadspapper.

Om du kastar originalet bestämmer du själv, och för vissa papper ska svaret vara nej. En översikt över vanliga tidsfrister finns i Vilka papper ska man spara – och hur länge?

Ditt arkiv skyddas på två sätt. iCloud-synkroniseringen är valfri: den jämför original, förklaringar, igenkänd text och anteckningar mellan dina enheter med samma iCloud-konto, går att pausa eller stänga av och delar inte ditt arkiv med andra personer. Raderingar synkroniseras också. Dessutom exporterar du allt som en ZIP-fil, med original och anteckningar, via arkivets ”⋯”-meny och ”Exportera arkiv”, och kan importera den igen senare.

ExplainThisDoc är ett privat arkiv. För egenföretagare och företag gäller regler om bevarande och oföränderlighet som ett dokumenthanteringssystem (DMS) eller din redovisningskonsult täcker. Appen har inga funktioner för det: inga ändringsloggar, ingen processdokumentation, ingen certifiering, inga klienter och ingen export för bokföring. Original, titlar och anteckningar kan fritt ändras och raderas. Den erbjuds därför inte som ett arkiv som uppfyller bokföringslagen eller är revisionssäkert.

Reglerna finns i bokföringslagen: bevarandetiden och kravet på varaktig och lättåtkomlig lagring i 7 kap. 2 §, papper eller elektroniskt i 7 kap. 1 § och rättelser i 5 kap. 9 §. Det är en orientering och ingen juridisk rådgivning; vid tveksamhet frågar du din redovisningskonsult.

Privatpersoner har däremot oftast ingen allmän lagstadgad bevarandeskyldighet. Skatteverket rekommenderar ändå att du sparar alla underlag i sex år efter deklarationen. Hantverkarfakturor och avtal, även för ROT och RUT, bör du spara i tio år efter avslutat uppdrag. Brev från Skatteverket eller din redovisningskonsult kan appen förklara ändå.

Du skannar eller importerar, appen känner igen texten, namnger dokumentet, tilldelar typ och område och gör en kort sammanfattning. Vid Pro-analyser hittar den tidsfrister och förbereder kalenderposten. Senare för sökning och filter tillbaka dokumentet, och originalet i läsaren svarar på frågan om det exakta beloppet. Länkar och anteckningar håller ihop papper som hör till samma ärende.

Gränsen: appen förklarar och sorterar, men gör ingen juridisk prövning och ersätter ingen rådgivning. Tidsfrister kontrollerar du själv, och om ett original måste sparas avgör du utifrån de regler som gäller för dig.