Digitalisera gamla dokument: handlingar och bostadspapper

Den som vill digitalisera gamla dokument misslyckas sällan med själva skanningen, utan med högen: kartonger, pärmar, lösa mappar med handlingar och bostadspapper. Skaffa dig först en överblick innan du tar fram kameran. Lägg samlingen i högar efter dokumenttyp, till exempel handlingar, avtal, fakturor, skatt, försäkring, hälsa, bostad och familjepapper. Högarna motsvarar de dokumenttyper som ExplainThisDoc själv skiljer på: appen känner till 20 typer i fyra grupper.

Tabellen visar vad appen känner igen för varje typ och vad bara du kan lägga till. Indelningen sker automatiskt så snart ett dokument analyseras, och beteckningarna i tabellen är fritt återgivna. Utan analys, till exempel om du har valt ”Arkivera endast” under Inställningar → Dokumentanalys, får en skanning datum och klockslag som titel och en fil sitt filnamn. Automatiskt betyder inte felfritt: gå kort igenom indelningen i arkivet, särskilt för handlingar som kan passa in på flera typer.

Kolumnen ”Det här lägger du till” är den del som ingen textigenkänning ger: var ligger originalet, vilket hus hör kvittot till, vilka handlingar hör ihop? Det gör du med titel, anteckning och länkar (se ”Långa dokument, namn och rätt år”).

Hela systemet bakom den här guiden finns i Digitalisera dokument hemma.

Du behöver inte klara hela samlingen på en helg. Börja med de papper vars förlust gör mest ont eller som du oftast behöver, och arbeta dig mot det som är mindre viktigt:

1. Intyg och id-handlingar: personbevis, köpebrev, lagfartsbevis, gåvobrev, testamenten, fullmakter.
2. Egendom och bostad: köp- och byggavtal, försäkringsbrev, hantverkarfakturor. Hantverkarfakturor och avtal, även för ROT och RUT, bör du spara i tio år efter avslutat uppdrag.
3. Pensions- och arbetsbevis: anställningsavtal, lönespecifikationer, arbetsintyg.
4. Hälsa: läkarbrev, operationsberättelser, vaccinationskort.
5. Skatt, hyreshandlingar, kontoutdrag: tidsfristerna finns i guiden Vilka papper ska man spara – och hur länge?
6. Sist: bruksanvisningar, reshandlingar, familjepapper som minne.

Arbeta i små portioner: en kartong, en pärm eller en dokumenttyp per tillfälle. Håll en kort lista över vad som redan är skannat, så att du inte börjar om. Arkivet visar dessutom dubblettgrupper om ett dokument ändå glider igenom två gånger.

Gammalt papper är sprött, vikt eller fläckigt, och bläck eller tryck har bleknat. Gå försiktigt fram: vik inte upp något som spricker när du öppnar det, och ta inte bort gem om papperet rivs sönder. Lägg bladet plant på en lugn, ljus yta och ta bilden ovanifrån. Hur du undviker skuggor, reflexer och sneda bilder står i guiden Skanna dokument med iPhone.

Kameran i appen hittar sidans kanter, och en skanning får innehålla upp till 24 sidor. För mycket ömtåliga handlingar som du helst inte tar i flera gånger är ett foto lämpligt. Det kommer in i appen via ”Importera foto”. Finns det redan PDF-filer eller bilder tar du in dem med ”Importera fil”.

Textigenkänningen körs på din enhet, med språkkorrigering och automatisk språkigenkänning. På blekt, fläckigt papper kan den fånga mindre text än på en ny utskrift. Med inställningen ”Visa text före förklaring” ser du den igenkända texten och märker om bilden duger.

Bygghandlingar eller ett köpeavtal med bilagor blir snabbt fler än 24 sidor. En enskild skanning rymmer högst 24 sidor, och även Pro-analysen bearbetar högst 24 sidor eller 24 000 tecken. Dela därför långa dokument i block, till exempel efter kapitel: avtal, bilagor, brevväxling, godkännande. Ge varje block en titel som avslöjar ordningen, till exempel ”Bygghandlingar Villa Lindvägen, del 1: avtal”.

Handlingar som hör ihop länkar du ihop i arkivet. Länkarna visas som lista och som graf och kan tas bort igen. Då hålls ett ärende samlat även om det består av flera skanningar. Till ett dokument kan du dessutom skriva en anteckning, med bilagor från kamera, skanning eller fil, till exempel ett foto av var originalet förvaras.

Titeln på en post kan du byta namn på. Det lönar sig särskilt för gamla handlingar, eftersom den automatiska analysen bara känner till det som står i texten, och ett datum eller ett hus som bara du känner till saknas i titeln. Arkivsökningen går igenom titlar, sammanfattningar, dokumenttyper, tidsfristtexter och anteckningar, inte hela texten i alla original; det som står där hittar du alltså via dina titlar och anteckningar. Hela texten i ett dokument söker du i läsaren. Mer om det i guiden Hitta dokument på iPhone.

För samlingar som är ordnade efter tid finns tidsperiodfiltret. Det arbetar valfritt efter importdatum eller efter igenkänt år. Importdatumet säger ingenting om papperet när du skannar en kartong i dag; det igenkända året gör det, förutsatt att analysen hittar ett i dokumentet. Står inget år på papperet, skriv det i titeln eller anteckningen; då hittar du handlingen via sökningen.

En skanning ersätter inte papperet. Intyg, köpebrev, lagfartsbevis och andra viktiga papper sparar du fortfarande; ExplainThisDoc är ett privat arkiv för att hitta och förstå, inte en rättsligt bevisande förvaring. Hur du bestämmer vilka papper du behåller finns i guiden Vilka papper ska man spara – och hur länge?

Digitaliseringen hjälper ändå, eftersom den skonar originalet: du behöver inte ta fram intyget ur lådan när du bara vill kontrollera ett datum eller visa en myndighet ett foto. Skriv i anteckningen var varje sparat original ligger. Dessutom säkrar du arkivet: ”Exportera arkiv” i ”⋯”-menyn sparar hela samlingen som ZIP-fil, och iCloud-synkroniseringen jämför valfritt ditt arkiv mellan dina enheter.

Många gamla papper är inte tryckta: brev i äldre handstil, handskrivna köpebrev, marginalanteckningar, stämplar, tabeller för hand. För sådana original utlovar ExplainThisDoc ingen textigenkänning. Handskrift och äldre skriftstilar som fraktur har varken testats eller utlovats.

Dokumentet är ändå inte förlorat. Du lägger in det som foto eller skanning i arkivet, det förblir läsbart som bild och får en titel. Ge det en titel som beskriver vad det är och lägg i anteckningen till sökord, namn och platser som du har tytt. Via de titlarna och anteckningarna hittar du det senare, eftersom arkivsökningen omfattar anteckningstexten. Att skriva av de viktigaste ställena i anteckningen är manuellt arbete, men det gör ett gammalt dokument sökbart.

ExplainThisDoc är gjort för att lägga undan papper utan mappar: du skannar eller importerar, appen känner igen texten på din enhet och föreslår titel, dokumenttyp och sammanfattning, och i arkivet visar varje handling en ikon för sin typ och en färg för sitt område. Arkivet är kostnadsfritt. Den kostnadsfria Light-analysen körs med Apple Intelligence på enheter och språk som stöds; annars förklarar Pro mer ingående, 1 kredit per analys. Du kan också först bara samla in och analysera senare.

Börja med en dokumenttyp, lägg till titel och anteckningar, länka ihop det som hör ihop och behåll originalen av viktiga papper. Gränser finns kvar: för handskrift och äldre skriftstilar utlovar appen ingen textigenkänning, och förklaringen ersätter varken juridisk rådgivning eller det original du sparar.