Vecu dokumentu digitalizēšana: akti un mājokļa dokumenti

Ja vēlies digitalizēt vecus dokumentus, reti kļūdies pašā skenēšanā – grūtības sagādā kaudze: kastes, mapes, vaļīgas aploksnes ar aktiem un mājokļa dokumentiem. Vispirms gūsti pārskatu, pirms ņem kameru rokās. Sadali krājumu kaudzēs pēc dokumentu veidiem, piemēram, akti, līgumi, rēķini, nodokļi, apdrošināšana, veselība, mājoklis un ģimenes dokumenti. Kaudzes atbilst dokumentu veidiem, ko pati ExplainThisDoc nošķir: lietotne zina 20 veidus četrās grupās.

Tabulā redzams, ko lietotne katram veidam atpazīst un ko vari pievienot tikai tu. Sadalījums notiek automātiski, tiklīdz dokuments tiek analizēts; tabulā lietotie apzīmējumi ir atvasināti pēc nozīmes. Bez analīzes, piemēram, ja sadaļā Iestatījumi → Dokumenta analīze esi izvēlējies «Tikai arhivēt», skenējums kā nosaukumu saņem datumu un laiku, bet fails – savu faila nosaukumu. Automātiski nenozīmē bez kļūdām: arhīvā īsi pārlūko sadalījumu, it īpaši dokumentiem, kas varētu derēt vairākiem veidiem.

Aile «Ko pievieno tu» ir tā daļa, ko neviena teksta atpazīšana nesniedz: kur atrodas oriģināls, pie kuras mājas pieder čeks, kuri dokumenti iederas kopā? To izdari ar nosaukumu, piezīmi un saitēm (sk. sadaļu «Garas lietas, nosaukumi un pareizais gads»).

Krājumu nav jāpieveic vienā nedēļas nogalē. Sāc ar papīriem, kuru zaudējums sāpētu visvairāk vai kas tev visdrīzāk būs vajadzīgi, un virzies uz mazāk svarīgajiem:

1. Apliecības un personu apliecinoši dokumenti: civilstāvokļa apliecības, dzīvesvietas izziņas, notariāli akti, testamenti, pilnvaras.
2. Īpašums un māja: pirkuma un būvniecības līgumi, apdrošināšanas polises, amatnieku rēķini. Rēķinus par darbiem savā īpašumā ir prātīgi saglabāt kā pierādījumu.
3. Pensijas un darba apliecinājumi: darba līgumi, algas izraksti, darba atsauksmes.
4. Veselība: ārstu vēstules, operāciju atzinumi, vakcinācijas karte.
5. Nodokļi, nomas dokumenti, konta izraksti: termiņi ir ceļvedī Kādi dokumenti jāglabā – un cik ilgi?
6. Beigās: instrukcijas, ceļojumu dokumenti, ģimenes dokumenti kā atmiņa.

Strādā nelielās porcijās: viena kaste, viena mape vai viens dokumenta veids vienā reizē. Veic īsu sarakstu, kas jau noskenēts, lai nesāktu no jauna. Arhīvs turklāt rāda dublikātu grupas, ja kāds dokuments tomēr nejauši nonācis divreiz.

Vecs papīrs ir trausls, ielocīts vai plankumains, un tinte vai druka ir izbalējusi. Rīkojies saudzīgi: neatlocī to, kas lūst atverot, un neizņem saspraudes, ja papīrs plīst. Novieto lapu līdzeni uz mierīgas, gaišas virsmas un uzņem to no augšas. Kā izvairīties no ēnām, atspīdumiem un šķībiem kadriem, lasi ceļvedī Kā noskenēt dokumentu ar iPhone.

Kamera lietotnē atpazīst lapas malas, un viens skenējums var būt līdz 24 lappusēm. Ļoti jutīgiem dokumentiem, ko negribi ņemt rokās vairākkārt, noder fotoattēls. Tas lietotnē nonāk ar «Importēt foto». Ja jau ir PDF faili vai attēli, tos pārņem ar «Importēt failu».

Teksta atpazīšana notiek tavā ierīcē, ar valodas korekciju un automātisku valodas atpazīšanu. Uz izbalējuša, plankumaina papīra tā var uztvert mazāk teksta nekā svaigā izdrukā. Ar iestatījumu «Rādīt tekstu pirms skaidrojuma» sadaļā Iestatījumi redzi atpazīto tekstu un saproti, vai uzņēmums der.

Būvniecības lietā vai pirkuma līgumā ar pielikumiem ātri sakrājas vairāk par 24 lappusēm. Viens skenējums aptver ne vairāk kā 24 lappuses, un arī Pro analīze apstrādā ne vairāk kā 24 lappuses vai 24 000 rakstzīmes. Tāpēc garas lietas sadali blokos, piemēram, pa nodaļām: līgums, pielikumi, sarakste, pieņemšana. Dod katram blokam nosaukumu, kas izsaka secību, piemēram, «Būvlieta Liepu ielas māja, 1. daļa: līgums».

Kopā piederošus dokumentus arhīvā savieno ar saitēm. Saites parādās kā saraksts un kā grafs, un tās var atkal noņemt. Tā lieta paliek kopā, arī ja sastāv no vairākiem skenējumiem. Pie dokumenta vari pievienot arī piezīmi ar pielikumiem no kameras, skenējuma vai faila, piemēram, fotoattēlu ar vietu, kur glabājas oriģināls.

Ieraksta nosaukumu vari pārdēvēt. Tas ir īpaši vērtīgi vecākiem dokumentiem, jo automātiskā analīze zina tikai to, kas rakstīts tekstā, un datums vai māja, ko zini tikai tu, nosaukumā trūkst. Arhīva meklēšana aptver nosaukumus, kopsavilkumus, dokumentu veidus, termiņu tekstus un piezīmes, nevis visu oriģinālu tekstu; to, kas tur rakstīts, atrodi caur saviem nosaukumiem un piezīmēm. Pilnu dokumenta tekstu meklē lasītājā. Vairāk par to – ceļvedī Kā atrast dokumentus iPhone tālrunī.

Laika ziņā sakārtotiem krājumiem ir laika perioda filtrs. Tas strādā pēc izvēles – pēc importēšanas datuma vai pēc atpazītā gada. Importēšanas datums neko neizsaka par papīru, ja kasti skenē šodien; atpazītais gads gan, ja analīze dokumentā kādu atrod. Ja uz papīra gada nav, ieraksti to nosaukumā vai piezīmē; tad dokumentu atradīsi ar meklēšanu.

Skenējums neaizstāj papīru. Apliecības, notariālus aktus un citus svarīgus papīrus tomēr glabā; ExplainThisDoc ir privāts arhīvs atrašanai un izpratnei, nevis juridiski pierādoša glabātava. Kā izlemt, kurus papīrus paturēt, lasi ceļvedī Kādi dokumenti jāglabā – un cik ilgi?

Digitalizēšana tomēr palīdz, jo saudzē oriģinālu: tev vairs nav jāņem apliecība no atvilktnes, ja vēlies tikai pārbaudīt datumu vai parādīt iestādei fotoattēlu. Piezīmē pieraksti, kur atrodas katrs paturētais oriģināls. Turklāt vari nodrošināt arhīvu: «Eksportēt arhīvu» izvēlnē «⋯» saglabā visu kolekciju kā ZIP failu, un pēc izvēles iCloud sinhronizācija salīdzina arhīvu starp tavām ierīcēm.

Daudzi veci papīri nav drukāti: vēstules vecā rokrakstā, ar roku rakstīti pirkuma–pārdevuma līgumi, malu piezīmes, zīmogi, ar roku zīmētas tabulas. Šādiem oriģināliem ExplainThisDoc neapsola teksta atpazīšanu. Rokraksts un senie rakstu veidi, piemēram, fraktūra, nav ne pārbaudīti, ne apsolīti.

Dokuments tomēr nav zudis. Tu to ieliec arhīvā kā fotoattēlu vai skenējumu, tas paliek lasāms kā attēls un saņem nosaukumu. Dod tam nosaukumu, kas apraksta, kas tas ir, un piezīmē pievieno atslēgvārdus, vārdus un vietas, ko esi atšifrējis. Pēc šiem nosaukumiem un piezīmēm vēlāk to atradīsi, jo arhīva meklēšana aptver piezīmju tekstu. Svarīgāko vietu pārrakstīšana piezīmē ir roku darbs, bet tā padara vecu dokumentu meklējamu.

ExplainThisDoc ir radīta, lai kārtotu papīrus bez mapēm: tu skenē vai importē, lietotne atpazīst tekstu tavā ierīcē, piedāvā nosaukumu, dokumenta veidu un kopsavilkumu, un arhīvā katrs dokuments rāda ikonu savam veidam un krāsu savai jomai. Arhīvs ir bezmaksas. Light analīze darbojas ar Apple Intelligence, kam jābūt aktivizētam atbalstītā ierīcē un atbalstītā valodā; latviešu valoda pašlaik nav starp atbalstītajām, tāpēc skaidrojumu latviešu valodā saņem ar Pro, 1 kredīts par analīzi. Vari arī vispirms tikai krāt un analizēt vēlāk.

Sāc ar vienu dokumenta veidu, pievieno nosaukumus un piezīmes, savieno kopā piederošo un svarīgo papīru oriģinālus glabā tālāk. Robežas paliek: rokrakstam un senajiem rakstu veidiem lietotne neapsola teksta atpazīšanu, un skaidrojums neaizstāj ne juridisku konsultāciju, ne oriģinālu, ko glabā.