Oude documenten en aktes digitaliseren: stap voor stap

Wie oude documenten wil digitaliseren, loopt zelden vast op het scannen, maar op de stapel: dozen, ordners, losse mappen met aktes en huisdocumenten. Maak eerst een overzicht voordat je de camera pakt. Leg de papieren op stapels per documentsoort, bijvoorbeeld aktes, contracten, facturen, belasting, verzekering, gezondheid, huis en familiepapieren. De stapels komen overeen met de documentsoorten die ExplainThisDoc zelf onderscheidt: de app kent 20 soorten in vier groepen.

De tabel laat zien wat de app per soort herkent en wat alleen jij kunt aanvullen. De indeling gebeurt automatisch zodra een document wordt geanalyseerd; de benamingen in de tabel zijn vrij weergegeven. Zonder analyse, bijvoorbeeld als je onder Instellingen → Documentanalyse ‘Alleen archiveren’ hebt gekozen, krijgt een scan datum en tijd als titel en een bestand zijn bestandsnaam. Automatisch betekent niet foutloos: loop de indeling in het archief even na, vooral bij stukken die in meerdere soorten kunnen passen.

De kolom ‘Wat jij aanvult’ is het deel dat geen tekstherkenning levert: waar ligt het origineel, bij welk huis hoort de rekening, welke stukken horen bij elkaar? Dat regel je met titel, notitie en koppeling (zie “Lange dossiers, namen en het juiste jaar”).

Het hele systeem achter deze gids staat in Papieren archief thuis digitaliseren.

Je hoeft de hele stapel niet in één weekend af te werken. Begin met de papieren waarvan het verlies het meest pijn doet of die je het eerst nodig hebt, en werk toe naar de bijzaken:

1. Akten en identiteitsbewijzen: burgerlijke aktes, bewijzen van inschrijving, notariële aktes, testamenten, volmachten.
2. Eigendom en huis: koop- en aannemingsovereenkomsten, verzekeringspolissen, rekeningen van ambachtslieden.
3. Pensioen- en werkstukken: arbeidscontracten, loonstroken, jaaropgaven, pensioenoverzichten.
4. Gezondheid: artsenbrieven, uitslagen, vaccinatieboekje.
5. Belasting, huurstukken, bankafschriften: de termijnen staan in de gids Hoe lang moet je papieren bewaren?
6. Als laatste: handleidingen, reisdocumenten, familiepapieren als herinnering.

Welke van deze originelen je na het scannen bewaart en hoe lang, staat in Papier bewaren of weggooien na het scannen.

Werk in kleine porties: een doos, een ordner of een documentsoort per sessie. Houd een korte lijst bij van wat al gescand is, zodat je niet dubbel begint. Het archief toont bovendien groepen duplicaten, mocht je toch een stuk twee keer hebben ingevoerd.

Oud papier is broos, geknikt of vlekkerig, en inkt of druk zijn vervaagd. Ga voorzichtig te werk: vouw niets open wat bij het openen breekt en haal geen nietjes los als het papier daarbij scheurt. Leg het blad plat op een rustig, licht oppervlak en neem het van boven op. Hoe je schaduwen, spiegelingen en scheve opnamen voorkomt, lees je in het stappenplan Een document scannen met je iPhone.

De camera in de app herkent de paginaranden, een scan mag uit maximaal 24 pagina’s bestaan. Bij heel kwetsbare stukken die je liever niet meermaals oppakt, is een foto zinvol. Die komt via ‘Foto importeren’ in de app. Heb je al pdf’s of afbeeldingen, dan neem je ze over via ‘Bestand importeren’.

De tekstherkenning draait op je apparaat, met taalcorrectie en automatische taalherkenning. Op bleek, vlekkerig papier kan ze minder tekst vastleggen dan bij een verse afdruk. Met de instelling ‘Tekst tonen vóór uitleg’ zie je de herkende tekst en merk je of de opname deugt.

Een bouwdossier of een koopcontract met bijlagen heeft snel meer dan 24 pagina’s. Een scan bevat hooguit 24 pagina’s, en ook de Pro-analyse verwerkt hooguit 24 pagina’s of 24.000 tekens. Verdeel lange dossiers daarom in blokken, bijvoorbeeld per hoofdstuk: contract, bijlagen, correspondentie, oplevering. Geef elk blok een titel die de volgorde verraadt, zoals ‘Bouwdossier huis Lindenweg, deel 1: contract’.

Bij elkaar horende stukken koppel je in het archief aan elkaar. De koppelingen verschijnen als lijst en als netwerk en kunnen weer worden verwijderd. Zo blijft een dossier bij elkaar, ook als het uit meerdere scans bestaat. Bij een document kun je bovendien een notitie maken, met bijlagen uit camera, scan of bestand, bijvoorbeeld een foto van de plek waar het origineel ligt.

De titel van een document kun je wijzigen. Dat loont bij oude stukken extra, omdat de automatische analyse alleen kent wat in de tekst staat, en een datum of huis dat alleen jij kent in de titel ontbreekt. De archiefzoekfunctie doorzoekt titels, samenvattingen, documentsoorten, termijnteksten en notities, niet de volledige tekst van alle originelen; wat daarin staat, vind je dus via je titels en notities. De volledige tekst van een document doorzoek je in de reader. Meer daarover in de gids Je documenten terugvinden op je iPhone.

Om de papieren op tijd te ordenen is er het periodefilter. Dat werkt naar keuze op importdatum of op het herkende jaar. De importdatum zegt bij een doos die je vandaag scant niets over het papier; het herkende jaar wel, voor zover de analyse er een in het document vindt. Staat er op het papier geen jaar, noem het dan in de titel of de notitie; dan vind je het stuk via de zoekfunctie.

Een scan vervangt het papier niet. Aktes, notariële stukken en andere belangrijke papieren blijf je bewaren; ExplainThisDoc is een privéarchief om dingen terug te vinden en te begrijpen, geen juridisch bewijskrachtige opslag. Hoe je beslist welk papier je bewaart en wat je controleert voordat je iets weggooit, staat in de gids Papier bewaren of weggooien na het scannen.

Digitaliseren helpt toch, omdat het het origineel spaart: je haalt de akte niet meer uit de la als je alleen een datum wilt opzoeken of een instantie een foto wilt laten zien. Noteer bij elk bewaard origineel in de notitie waar het ligt. Daarnaast zet je het archief veilig: ‘Archief exporteren’ in het menu ‘⋯’ bewaart de hele verzameling als zip-bestand, en optioneel houdt de iCloud-synchronisatie je archief bij tussen je apparaten.

Veel oude papieren zijn niet gedrukt: brieven in oud handschrift, handgeschreven koopbrieven, kanttekeningen, stempels, tabellen met de hand. Voor zulke voorbeelden belooft ExplainThisDoc geen tekstherkenning. Handschrift en oude lettertypen zoals fraktuur zijn niet getest en niet toegezegd.

Het document is daarmee niet verloren. Je legt het als foto of scan in het archief vast, het blijft als beeld leesbaar en krijgt een titel. Geef het een titel die beschrijft wat het is, en vul de notitie aan met trefwoorden, namen en plaatsen die je hebt ontcijferd. Via die titels en notities vind je het later terug, want de archiefzoekfunctie neemt de notitietekst mee. Een afschrift van de belangrijkste passages in de notitie is handwerk, maar het maakt een oud document doorzoekbaar.

ExplainThisDoc is gemaakt om papier zonder mappen op te bergen: je scant of importeert, de app herkent de tekst op je apparaat, geeft titel, documentsoort en samenvatting voor, en in het archief toont elk stuk een pictogram voor de soort en een kleur voor het gebied. Het archief is gratis. De gratis Light-analyse draait met Apple Intelligence op ondersteunde apparaten en in ondersteunde talen; anders legt de ‘Volledige analyse’ met Pro uitgebreider uit, 1 credit per analyse. Je kunt ook eerst alleen verzamelen en later analyseren.

Begin met één documentsoort, vul titels en notities aan, koppel wat bij elkaar hoort en bewaar de originelen van belangrijke papieren. De grenzen blijven: voor handschrift en oude schriften belooft de app geen tekstherkenning, en de uitleg vervangt noch juridisch advies noch het origineel dat je bewaart.