Document scannen met iPhone: scherp, compleet en doorzoekbaar

De meeste onscherpe scans gaan al mis voordat je ze vastlegt. Leg het blad plat op een donkere, matte ondergrond, zodat de randen duidelijk afsteken. Strijk vouwen glad en haal paperclips of plakbriefjes weg die tekst bedekken.

• Licht: daglicht of een lamp die het blad gelijkmatig van bovenaf verlicht. Houd je iPhone zo dat noch jouw schaduw noch die van de telefoon op de pagina valt.
• Spiegelingen: glanzend papier en plastic insteekhoesjes weerkaatsen licht. Haal het blad uit het hoesje en verander de hoek tot er geen lichte vlek meer op bedragen of datums valt.
• Volledigheid: leg brieven van meerdere pagina’s eerst op volgorde en denk aan achterkanten en bijlagen. Een scan laat alleen zien wat je vastlegt.

1. Open je archief en tik op ‘Scannen’.
2. Houd je iPhone recht boven het blad. De camera herkent de randen van de pagina en toont het gedetecteerde kader.
3. Heeft het document meerdere pagina’s, leg dan alle pagina’s van hetzelfde document na elkaar vast.
4. Rond de scan af. Je bent terug in je archief, terwijl de verwerking op de achtergrond doorgaat.

Wil je een foto of pdf toevoegen die je al hebt, tik dan op ‘+’ en kies ‘Foto importeren’ of ‘Bestand importeren’. Voor een brief die net binnen is, is scannen in de app meestal de kortere weg, omdat het document meteen in je archief belandt.

Na de scan leest de tekstherkenning de woorden direct op je iPhone. Daardoor wordt de scan doorzoekbaar en kan de app hem uitleggen. In foto’s en scans kunnen losse tekens verkeerd worden gelezen, bijvoorbeeld een 8 als B of een komma als punt.

Wil je de herkende tekst zien vóór een uitleg, zet dan onder ‘Instellingen’ bij ‘Tekstcontrole’ de optie ‘Tekst tonen vóór uitleg’ aan. Bij foto’s en scans kan de app onzeker herkende passages markeren en het bijbehorende deel van de afbeelding tonen. Vergelijk namen, bedragen en datums met het origineel. Is een pagina onscherp of afgesneden, scan die dan opnieuw: een analyse kan niet aanvullen wat ontbreekt.

Open het document vanuit je archief in de reader. Met ‘Delen’ stuur je het als pdf naar Mail, Berichten of een andere app. Ontbreekt er nog een handtekening, zet die dan in de reader via ‘Tools’ → ‘Handtekening toevoegen’. De gids Een document scannen en ondertekenen op je iPhone laat elke stap zien.

In de reader vindt de tekstzoekfunctie ook een woord of bedrag in de scan. Om het document zelf te vinden, gebruik je de zoekfunctie van het archief. Die doorzoekt titels, samenvattingen, documentsoorten en notities, maar niet elk woord van elk origineel.

De gratis Light-analyse geeft je een eerste overzicht; die draait met Apple Intelligence op ondersteunde apparaten en in ondersteunde talen. Pro legt uitgebreider uit, zet bedragen, termijnen en volgende stappen op een rij en kost 1 credit per analyse. Wil je alleen verzamelen, dan is de scan genoeg; start de uitleg later, wanneer je hem nodig hebt.

Origineel, uitleg en je notities blijven bij elkaar in je archief. Hoe dat zonder mappen werkt, lees je in het stappenplan Scannen en vergeten. Belangrijke originelen zoals akten of notariële stukken bewaar je toch op papier: Welke papieren moet je bewaren, en hoe lang?