Scannen en vergeten: post zonder mappen opbergen en terugvinden

Tik in je archief op ‘Scannen’. De camera herkent de randen van de pagina, en een brief van meerdere pagina’s leg je pagina voor pagina vast. Zodra je opslaat, ben je terug in je archief, terwijl de verwerking op de achtergrond doorgaat. Met ‘+’ voeg je ook bestanden, foto’s, getypte tekst of e-mails toe.

Je kiest geen map en typt geen naam. Ook zonder analyse krijgt elk document een titel: een scan de datum en tijd, een bestand de bestandsnaam.

Na een scan herkent de app de tekst op je apparaat. De analyse geeft het document daarna een duidelijke titel, een documentsoort zoals factuur, beslissing of medische uitslag, en een samenvatting. In je archief toont elk geanalyseerd document een pictogram voor de soort en een kleur voor het gebied waar het bij hoort. Zo houd je belastingpost, verzekeringsbrieven en medische uitslagen al in de lijst uit elkaar.

De gratis Light-analyse draait met Apple Intelligence op ondersteunde apparaten en in ondersteunde talen. De ‘Volledige analyse’ met Pro legt uitgebreider uit en vindt ook termijnen, taken en waarschuwingssignalen: 1 credit per analyse. Met ‘Alleen archiveren’ onder Instellingen → Documentanalyse verzamel je alleen en analyseer je later, wanneer je dat nodig hebt.

Je verzekeraar vraagt om de factuur, je verhuurder om de afrekening. In plaats van door mappen te bladeren, typ je in het zoekveld wat je nog weet: een onderwerp, een documentsoort zoals ‘factuur’ of een woord uit je notities. De zoekfunctie doorzoekt titels, samenvattingen, documentsoorten en notities. Filters beperken de lijst op gebied, periode, termijnen of risico, en een kalender laat zien welke documenten op een bepaalde dag een termijn hebben of zijn geïmporteerd.

Zoek je een exact bedrag of een precieze zin, open dan het origineel: de zoekfunctie in het document doorzoekt de volledige tekst, ook van scans, en markeert de treffers. De zoekfunctie van het archief zelf doorzoekt niet elk woord van elk origineel.

Tik op een document om de uitleg te openen, en dubbeltik om het origineel te openen. Ze blijven bij elkaar, ook maanden later. Open vóór een doktersafspraak je eerdere uitslagen en de vragen die je hebt genoteerd. Komt er een nieuwe beslissing, koppel die dan aan de vorige, zodat de hele zaak bij elkaar blijft.

Heeft Pro een termijn gevonden, tik dan op ‘Voeg toe aan kalender’: de app vult het agenda-item in en jij bevestigt het. Veeg bij elk ander document in je archief naar links en kies ‘Herinneren’ om een agenda-item te maken, bijvoorbeeld voor morgen of over een week.

• Dit mag je vergeten: mappen, bestandsnamen en opnieuw sorteren. Het archief blijft bruikbaar zonder onderhoud.
• Vergeet niet: termijnen, betalingen en antwoorden. ExplainThisDoc stuurt geen eigen meldingen; je herinnering is het agenda-item dat je zelf maakt.
• Originelen: akten, notariële stukken en andere belangrijke papieren bewaar je toch nog op papier. Welke dat zijn, lees je in de gids over welke papieren je moet bewaren.
• Back-up: zet je ‘iCloud-synchronisatie’ aan, dan staat je archief op je apparaten die met hetzelfde iCloud-account zijn aangemeld. ‘Archief exporteren’ in het menu ‘⋯’ van het archief bewaart de hele verzameling als ZIP-bestand.