Skannaa ja unohda: arkistoi kirjeet ilman kansioita ja löydä ne

Napauta arkistossasi ”Skannaa”. Kamera tunnistaa sivun reunat, ja monisivuisen kirjeen kuvaat sivu kerrallaan. Kun tallennat, palaat arkistoosi, ja käsittely jatkuu taustalla. Painikkeella ”+” voit lisätä myös tiedostoja, kuvia, kirjoitettua tekstiä tai sähköposteja.

Et valitse kansiota etkä kirjoita nimeä. Jokainen asiakirja saa otsikon myös ilman analyysia: skannaus päivämäärän ja kellonajan, tiedosto tiedostonimensä.

Skannauksen jälkeen sovellus tunnistaa tekstin laitteellasi. Analyysi antaa sitten asiakirjalle kuvaavan otsikon, asiakirjatyypin, kuten lasku, päätös tai lääkärin lausunto, ja yhteenvedon. Arkistossa jokaisella analysoidulla asiakirjalla on tyypistä kertova kuvake ja aihealueesta kertova väri, joten erotat verokirjeet, vakuutuskirjeet ja lääkärin lausunnot toisistaan jo luettelossa.

Maksuton Light-analyysi toimii paikallisesti Apple Intelligencellä ja edellyttää tuettua laitetta ja tuettua kieltä. Suomi ei tällä hetkellä kuulu tuettuihin kieliin, joten selityksen suomeksi saat Prolla. ”Täysi analyysi” Prolla selittää perusteellisemmin ja löytää myös määräajat, tehtävät ja varoitusmerkit: 1 krediitti analyysia kohden. Valitsemalla ”Vain arkistointi” kohdassa Asetukset → Asiakirja-analyysi vain keräät asiakirjat ja analysoit ne myöhemmin tarvittaessa.

Vakuutusyhtiö pyytää laskua, vuokranantaja tasauslaskua. Kansioiden selaamisen sijaan kirjoitat hakukenttään sen, mitä muistat: aiheen, asiakirjatyypin, kuten ”lasku”, tai sanan muistiinpanoistasi. Haku kattaa otsikot, yhteenvedot, asiakirjatyypit ja muistiinpanot. Suodattimet rajaavat luetteloa aihealueen, ajanjakson, määräaikojen tai riskin mukaan, ja kalenteri näyttää, minkä asiakirjojen määräaika osuu tietylle päivälle tai mitkä asiakirjat on tuotu silloin.

Kun etsit tarkkaa summaa tai lausetta, avaa alkuperäinen asiakirja: asiakirjan sisäinen haku käy läpi koko tekstin, myös skannauksissa, ja korostaa osumat. Arkiston haku itse ei käy läpi jokaista sanaa jokaisesta alkuperäisestä.

Napauta asiakirjaa avataksesi selityksen ja kaksoisnapauta avataksesi alkuperäisen. Ne pysyvät yhdessä vielä kuukausienkin päästä. Avaa ennen lääkärikäyntiä aiemmat lausuntosi ja kysymykset, jotka olet kirjannut. Kun uusi päätös tulee, yhdistä se edelliseen, jotta koko asia pysyy koossa.

Jos Pro on löytänyt määräajan, napauta ”Lisää kalenteriin”: sovellus täyttää tapahtuman valmiiksi ja sinä vahvistat sen. Muiden asiakirjojen kohdalla pyyhkäise arkistossa vasemmalle ja valitse ”Muistuta”, niin voit luoda kalenterimerkinnän esimerkiksi huomiselle tai viikon päähän.

• Voit unohtaa: kansiot, tiedostonimet ja uudelleenlajittelun. Arkisto pysyy hyödyllisenä ilman ylläpitoa.
• Älä unohda: määräaikoja, maksuja ja vastauksia. ExplainThisDoc ei lähetä omia ilmoituksia; muistutuksesi on itse luomasi kalenterimerkintä.
• Alkuperäiset: säilytä edelleen todistukset, virallisesti vahvistetut asiakirjat ja muut tärkeät paperit. Mitkä ne ovat, kertoo opas säilytettävistä papereista.
• Varmuuskopio: kun otat ”iCloud-synkronointi”-asetuksen käyttöön, arkistosi on laitteillasi, joilla olet kirjautunut samalla iCloud-tilillä. Arkiston ”⋯”-valikon ”Vie arkisto” tallentaa koko kokoelman ZIP-tiedostona.