Archivia le lettere senza cartelle: scansiona, dimentica, ritrova

Nell’archivio tocca «Scansione». La fotocamera riconosce i bordi della pagina, e una lettera di più pagine la acquisisci una pagina dopo l’altra. Dopo il salvataggio torni all’archivio, mentre l’elaborazione prosegue in secondo piano. Con «+» puoi anche aggiungere file, foto, testo digitato o e-mail.

Non scegli nessuna cartella e non digiti nessun nome. Anche senza analisi, ogni documento riceve un titolo: una scansione la sua data e ora, un file il suo nome.

Dopo una scansione, l’app riconosce il testo sul dispositivo. Poi l’analisi dà al documento un titolo significativo, un tipo di documento, come fattura, comunicazione o referto, e un riepilogo. Nell’archivio, ogni documento analizzato mostra un’icona per il suo tipo e un colore per il suo ambito, così distingui già nell’elenco la posta fiscale, le lettere dell’assicurazione e i referti medici.

L’analisi Light gratuita funziona con Apple Intelligence sui dispositivi compatibili e nelle lingue supportate. L’opzione «Analisi completa» con Pro spiega in modo più approfondito e trova anche scadenze, attività e segnali d’allarme: 1 credito per analisi. Con «Solo archiviazione» in Impostazioni → Analisi del documento raccogli soltanto i documenti e li analizzi più tardi, quando ti serve.

L’assicurazione ti chiede la fattura, il padrone di casa il rendiconto delle spese. Invece di sfogliare i raccoglitori, scrivi nel campo di ricerca quello che ricordi: un argomento, un tipo di documento come «fattura» o una parola delle tue note. La ricerca copre titoli, riepiloghi, tipi di documento e note. I filtri restringono l’elenco per ambito, periodo, scadenze o rischio, e un calendario mostra quali documenti scadono o sono stati importati in un certo giorno.

Per un importo o una frase precisi, apri l’originale: la ricerca nel documento copre tutto il testo, anche nelle scansioni, ed evidenzia i risultati. La ricerca nell’archivio, invece, non passa in rassegna ogni parola di ogni originale.

Tocca un documento per aprire la spiegazione, toccalo due volte per aprire l’originale. Restano insieme, anche dopo mesi. Prima di una visita medica, apri i referti precedenti e le domande che hai annotato. Quando arriva una nuova comunicazione, collegala a quella precedente, così tutta la pratica resta insieme.

Se Pro ha trovato una scadenza, tocca «Aggiungi al calendario»: l’app precompila l’evento e tu lo confermi. Per qualsiasi altro documento, scorri verso sinistra nell’archivio e scegli «Ricorda» per creare un evento nel calendario, per esempio per domani o tra una settimana.

• Puoi dimenticare: cartelle, nomi dei file e riordino. L’archivio resta utile senza manutenzione.
• Non dimenticare: scadenze, pagamenti e risposte. ExplainThisDoc non invia notifiche proprie; il tuo promemoria è l’evento che crei nel calendario.
• Originali: conserva comunque certificati, atti notarili e altri documenti importanti. La guida su quali documenti conservare ti dice quali.
• Backup: se attivi «Sincronizzazione iCloud», il tuo archivio è sui tuoi dispositivi collegati allo stesso account iCloud. «Esporta archivio» nel menu «⋯» dell’archivio salva l’intera raccolta come file ZIP.