Papier bewaren of weggooien na het scannen? Dit blijft origineel

Je hebt een stapel gescand en vraagt je af wat er nu met het papier moet gebeuren. Het korte antwoord: een scan is een goed vindbare kopie, geen vervanging van elk origineel. Als particulier heb je in Nederland geen wettelijke bewaarplicht. De termijnen volgen uit hoe lang iemand nog iets kan navorderen, bewijzen of betwisten, bijvoorbeeld de Belastingdienst, die tot 5 jaar terug kan navorderen.

Of je een papier bewaart, hangt dus af van de soort, niet van de scan. De tabel in het volgende onderdeel geeft een richting; het volledige overzicht staat in de gids Hoe lang moet je papieren bewaren? Het zijn vuistregels, geen juridisch advies.

De tabel laat voor Nederland zien bij welke gangbare papieren je het origineel beter bewaart en waarom. Het zijn adviezen, geen wettelijke verplichtingen. Hoe lang precies, staat in de gids Hoe lang moet je papieren bewaren?; hier zie je alleen waaraan je je richt.

Bronnen: Rijksoverheid over de financiële administratie en garanties op een product. Of voor een bepaald stuk een digitale kopie volstaat, zeggen de gebruikte bronnen niet; vraag het bij twijfel aan een belastingadviseur.

Ook bij papier waarvoor geen termijn geldt, loont een korte controle voordat je het uit handen geeft:

• Alle pagina’s erin? Open het document in het archief en blader het door. Een scan bevat tot 24 pagina’s; langere stukken leg je vast in meerdere scans en koppel je aan elkaar.
• Tekst gecontroleerd? Zet in de instellingen de tekstcontrole ‘Tekst tonen vóór uitleg’ aan en vergelijk namen, bedragen en datums met het papier. Ook een niet gemarkeerde plek kan verkeerd zijn herkend.
• Belangrijk bedrag gevonden? Zoek in het geopende document naar een getal of woord dat erin moet staan. De zoekfunctie in het document doorzoekt de volledige tekst, ook van scans.
• Termijn gecontroleerd? Kijk in de tabel en in de gids of voor dit papier een termijn geldt.
• Back-up aanwezig? Exporteer het archief via het menu ‘⋯’ met ‘Archief exporteren’ als zip-bestand en bewaar het op een tweede plek. Optioneel houdt de iCloud-synchronisatie het archief op je eigen apparaten actueel.
• Moeilijk te vervangen? Krijg je een papier alleen met moeite opnieuw, bewaar het dan.

ExplainThisDoc is een privéarchief. Het is geen procedure voor vervangend scannen, waarbij het origineel na het scannen wordt vernietigd. De app volgt geen procedure en heeft geen certificaat.

Bovendien is er geen onveranderbaarheid: originelen, titels en notities kun je wijzigen en verwijderen, en bij ingeschakelde iCloud-synchronisatie worden verwijderingen op je andere apparaten overgenomen. Een wijzigingslogboek en cryptografische handtekeningen of tijdstempels om de integriteit te waarborgen zijn er niet.

Voor zelfstandigen en bedrijven gelden eigen bewaar- en onveranderbaarheidsregels. Die dekt een documentmanagementsysteem of de oplossing van je boekhouder af, niet dit archief. Brieven van de Belastingdienst of je belastingadviseur kan de app wel uitleggen.

De tabel hierboven gaat over papieren van particulieren. Voor ondernemers en andere administratieplichtigen gelden strengere regels dan een privéarchief kan vervullen: een bewaartermijn van 7 jaar (artikel 52 lid 4 AWR) en eisen aan een digitale administratie, zoals een juiste en volledige weergave van de gegevens die binnen redelijke tijd leesbaar is. Voor gegevens over onroerende zaken noemt de Belastingdienst 10 jaar, terwijl artikel 34a van de Wet op de omzetbelasting 1968 spreekt van 9 jaar. De details en links staan in het onderdeel ‘Voor wie dit archief niet bedoeld is’ in de gids Papieren archief thuis digitaliseren.

Welke termijnen voor jouw situatie gelden, vraag je bij de Belastingdienst of je boekhouder; deze gids geeft daarvoor geen aanvullend advies.

De app neemt de beslissing over het papier niet van je over, maar helpt je haar goed voor te bereiden. Met de tekstcontrole controleer je namen, bedragen en datums voordat een uitleg start. In de zoekfunctie in het document, de reader, vind je een bedrag of zin in de volledige tekst, ook in scans. De archiefzoekfunctie zelf doorzoekt titels, samenvattingen, documentsoorten en notities, niet elk woord van alle originelen.

Bewaar je het papier, noteer dan de bewaarplek in de notitie bij het document, bijvoorbeeld ‘origineel zit in map Belasting 2026’. De archiefzoekfunctie doorzoekt ook notities, zodat je later weet waar het origineel ligt. Met ‘Archief exporteren’ zet je de hele verzameling als zip-bestand veilig voordat je papier weggooit. Aktes, testamenten en notariële stukken blijven bij jou op papier. Hoe je een groter oud bestand stap voor stap aanpakt, staat in Oude documenten en aktes digitaliseren, het hele systeem in Papieren archief thuis digitaliseren.

De app is een privéarchief: ze zegt niet of je een bepaald papier mag weggooien en vervangt geen juridisch of fiscaal advies.