Dokumente nach dem Scannen wegwerfen? Das bleibt im Original

Du hast einen Stapel gescannt und fragst dich, was jetzt mit dem Papier passiert. Die kurze Antwort: Ein Scan ist eine gut auffindbare Kopie, kein Ersatz für jedes Original. Für Privatleute gibt es nur wenige gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa für Handwerkerrechnungen am eigenen Grundstück (§ 14b UStG). Die übrigen Fristen folgen daraus, wie lange noch jemand etwas nachprüfen, fordern oder ändern kann.

Ob du ein Papier behältst, hängt deshalb von seiner Art ab, nicht vom Scan. Die Tabelle im nächsten Abschnitt gibt dir eine Orientierung; die vollständige Fristenübersicht steht im Ratgeber Unterlagen aufbewahren. Das sind Faustregeln, keine Rechtsberatung.

Die Tabelle zeigt für Deutschland, bei welchen typischen Unterlagen das Original bleibt und warum. Wie lange genau, steht im Ratgeber Unterlagen aufbewahren; hier siehst du nur, woran du dich orientierst.

Bei Handwerkerrechnungen gilt eine gesetzliche Pflicht. Ob dafür eine digitale Kopie genügt, sagen die hier genutzten Quellen nicht. Frag im Zweifel bei der Steuerberatung nach. Eine weitere Pflicht trifft nur Privatpersonen mit hohen Überschusseinkünften: Liegen sie über 500.000 Euro im Jahr, gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren (§ 147a AO; ab 1.1.2027 liegt die Grenze bei 750.000 Euro). Quellen: Verbraucherzentrale NRW, Deutsche Rentenversicherung.

Auch bei Papier, für das keine Frist gilt, lohnt ein kurzer Check, bevor du es aus der Hand gibst:

• Alle Seiten drin? Öffne das Dokument im Archiv und blättere es durch. Ein Scan nimmt bis zu 24 Seiten auf; längere Unterlagen legst du in mehreren Scans ab und verknüpfst sie.
• Text geprüft? Aktiviere unter Optionen → Textprüfung „Text vor Erklärung anzeigen“ und vergleiche Namen, Beträge und Datumsangaben mit dem Papier. Auch eine unmarkierte Stelle kann falsch erkannt sein.
• Wichtigen Betrag gefunden? Suche im geöffneten Dokument nach einer Zahl oder einem Wort, das darin stehen muss. Die Suche im Dokument durchsucht den ganzen Text, auch in Scans.
• Frist geprüft? Schau in der Tabelle und im Ratgeber nach, ob für dieses Papier eine Pflicht oder Frist gilt.
• Sicherung vorhanden? Exportiere das Archiv über das Menü „⋯“ mit „Archiv exportieren“ als ZIP-Datei und lege sie an einem zweiten Ort ab. Optional hält die iCloud-Synchronisation das Archiv auf deinen eigenen Geräten aktuell.
• Schwer zu ersetzen? Wenn du ein Papier nur mit Mühe neu bekämst, behalte es.

ExplainThisDoc ist ein privates Archiv. Es ist kein Verfahren für das ersetzende Scannen, bei dem das Original nach dem Scan vernichtet wird. Die technische Richtlinie BSI TR-03138 (RESISCAN) richtet sich an Verwaltung, Justiz und Unternehmen; Privathaushalte spricht sie nicht an. Die App folgt keinem solchen Verfahren und hat kein Zertifikat.

Außerdem gibt es keine Unveränderbarkeit: Originale, Titel und Notizen lassen sich ändern und löschen, und bei aktivierter iCloud-Synchronisation werden Löschungen auf deinen anderen Geräten nachvollzogen. Ein Änderungsprotokoll sowie kryptografische Signaturen oder Zeitstempel zur Integritätssicherung gibt es nicht.

Für Selbstständige und Unternehmen gelten eigene Aufbewahrungs- und Unveränderbarkeitsregeln (§ 147 AO, GoBD). Die deckt ein Dokumentenmanagementsystem oder die Lösung deiner Steuerberatung ab, nicht dieses Archiv. Deine Briefe vom Finanzamt oder vom Steuerberater kann die App trotzdem erklären.

Die Tabelle oben gilt für Deutschland. Für Unternehmen in Österreich und der Schweiz gelten strengere Regeln, als ein privates Archiv erfüllt, in Österreich etwa § 132 BAO, in der Schweiz Art. 958f OR mit der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Die Einzelheiten und Links stehen im Abschnitt „Für wen dieses Archiv nicht gedacht ist“ im Ratgeber Private Unterlagen digital archivieren.

Fristen für private Unterlagen in Österreich und der Schweiz nennt dieser Ratgeber nicht; erkundige dich dafür bei den zuständigen Stellen deines Landes.

Die App nimmt dir die Entscheidung über das Papier nicht ab, hilft aber, sie gut vorzubereiten. Mit der Textprüfung kontrollierst du Namen, Beträge und Daten, bevor eine Erklärung startet. In der Suche im Dokument, dem Reader, findest du einen Betrag oder Satz im ganzen Text, auch in Scans. Die Archivsuche selbst durchsucht Titel, Kurzfassungen, Dokumentarten und Notizen, nicht jedes Wort aller Originale.

Behältst du das Papier, halte den Lagerort in der Notiz zum Dokument fest, etwa „Original liegt in Ordner Steuer 2026“. Die Archivsuche durchsucht auch Notizen, sodass du später weißt, wo das Original liegt. Mit „Archiv exportieren“ sicherst du die ganze Sammlung als ZIP-Datei, bevor du Papier entsorgst. Urkunden, Testamente und notarielle Dokumente bleiben im Original bei dir. Wie du einen größeren Altbestand der Reihe nach angehst, steht in Alte Dokumente digitalisieren, das ganze System in Private Unterlagen digital archivieren.

Die App ist ein privates Archiv: Sie sagt dir nicht, ob du ein bestimmtes Papier wegwerfen darfst, und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.